Mit Methode und Konzept ein Compliance 4.0 System einführen

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Ein Compliance 4.0 – Informationssystem im Unternehmen etablieren

Für ein Investment eines IT-gestütztes Compliance Informationsmanagement und seiner zielgerichteten Kommunikation besteht zur heutigen Zeit ein attraktiver Business Case. Die Zeit ist reif für ein Compliance 4.0 angelehnt an den Begriff Industrie 4.0. Denn IT in der Compliance Kommunikation kann in der Unternehmenspraxis den Transport von Compliance Informationen effizienter, sicherer und vor allem transparenter gestalten. Das Thema Compliance muss fortlaufend im Unternehmen kommuniziert werden, um eine ganzheitliche Compliance Kultur im Unternehmen zu etablieren, die letztendlich auch gelebt wird. Compliance im Informationsmanagement ist wichtig, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Informationen zu gewährleisten und Risiken wie Datenschutz-verletzungen, Datenlecks, rechtliche Sanktionen und Reputationsverluste zu minimieren. Es beinhaltet auch die Einhaltung von Vorschriften und Standards extern wie intern, die in der jeweiligen Branche gelten.

Compliance-Information-Management-Strategie

Ein effektives Compliance-Programm im Informationsmanagement umfasst in der Regel folgende Elemente:

Ideenfindung und Konzepterstellung

Für die Ideenfindung und Konzepterstellung im Compliance Management gibt es verschiedene Ansätze und Methoden. Agile Methoden wie Design Thinking, Szenario Analyse, SWOT PESTEL Analyse und für die Bestandsaufnahme die Netnographie können bei der Ideenfindung helfen. Denn Compliance Management ist ein Konzept, das auch für kleine und mittelständische Unternehmen relevant und notwendig ist, um gesetzeskonform und wirtschaftlich sicher zu handeln.

Erstellung von Richtlinien und Verfahren

Es werden klare Richtlinien und Verfahren entwickelt, die den Umgang mit Informationen regeln und sicherstellen, dass sie den geltenden Vorschriften entsprechen. Dies umfasst die Klassifizierung von Informationen, Regelungen, Normen, Verfahren, Verträge, Organisationsrichtlinien, Projekt- und Prozessabläufe, Kontrollmechanismen, Notfall und Eskalationspläne, Zugriffssteuerung, Aufbewahrungsfristen, Datensicherheit und Datenschutz.

Schaffen von Prozesstransparenz und Kontrolle

Gewährleistung von Prozesstransparenz und Kontrolle durch ein IT-gestütztes Compliance Informationsmanagement gewährleistet Regelkonformität, Transparenz und Wertevermittlung. Dieses Compliance Informationssystem unterstützt auch durch eine entlastende Wirkung für die Mitarbeitern und Führungskräften von zeitintensiven Routineprozessen im Bereich Governance sowie Risk & Compliance. Deshalb wird ein prozessgesteuertes Informationsmanagement für die Planung, Steuerung und Kontrolle von Information als wichtiger Bestandteil des Technologiemanagements im Unternehmen betrachtet.

Schulungen und Sensibilisierung der Mitarbeiter

Mitarbeiter werden über die Compliance-Anforderungen im Informationsmanagement informiert und geschult, um sicherzustellen, dass sie die Richtlinien und Verfahren verstehen und befolgen können. Dies hilft, das Bewusstsein für die Bedeutung der Einhaltung von Vorschriften zu schärfen.

Monitoring und Überwachung der Compliance Verfahren

Es werden Überwachungsmechanismen und interne Kontrollen eingerichtet, um die Einhaltung der Gesetze, Normen, Richtlinien und Verfahren zu überprüfen. Dies kann durch regelmäßige Audits, Überprüfungen von Prozessen und Zugriffsrechten sowie die Identifizierung von Sicherheitslücken durch Kontrollmechanismen erfolgen. Ein aussagekräftiges Reporting und real-time Monitoring inkl. Hinweisgeber-Richtlinien hilft bei der Prävention von Risiken und Compliance Verstößen

Management zur Risikoprävention und Chancenerkennung

Es werden regelmäßig stochastische und Experten orientierte Risikobewertungen durchgeführt, um potenzielle Schwachstellen im Unternehmen zu identifizieren und geeignete Maßnahmen zur Risikominderung und Chancenerkennung zu ergreifen. Dazu gehören die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen, die regelmäßige Überprüfung von allen Prozessen, Systemen, Abläufen und die Reaktion auf Sicherheitsvorfälle anhand von Notfallplänen und Eskalationsregeln.

Überprüfung der Einhaltung von Compliance Regelungen

Es wird regelmäßig überprüft, ob die Compliance-Anforderungen im Informationsmanagement erfüllt werden. Dies umfasst die Bewertung von Richtlinien, Verfahren und Kontrollmechanismen, sowie die Korrektur und Notfallmaßnahmen bei Verstößen. Audits können extern wie intern erfolgen und werden zusätzlich durch Kontrollmechanismen und Verfahren inkl. eines Hinweisgebersystems unterstützt.

Robustheit durch einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess

Durch die Umsetzung eines robusten Compliance-Programms mit der KVP-Methode im Informationsmanagement können Organisationen sicherstellen, dass diese den gesetzlichen Vorschriften und Standards entsprechen, Risiken minimiert und das Vertrauen der Kunden, Partner und Stakeholder in Bezug auf den Umgang mit Informationen gestärkt werden.

Ein IT gestützes Compliance Informationssystem zur resilienten Unternehmenssteuerung

Ein IT-gestütztes Compliance Informationssystem umfasst alle Maßnahmen, Strukturen und Prozesse, die ein Unternehmen oder eine Organisation etabliert, um die Einhaltung von Regeln und Gesetzen sicherzustellen. Es umfasst eine Compliance-Risikoanalyse, Compliance-Ziele, eine Compliance-Organisationstruktur, automatisierte Compliance Abläufe und Prozesse, Compliance-Schulungsmaßnahmen und -Kommunikation, Compliance Projekt und Notfallplanung, Compliance-Überwachung und -Reporting sowie eine digitale Compliance-Dokumentation. Ein Compliance-Management-System ist ein systematisches Verfahren zur Sicherung legalen Verhaltens im Unternehmen, auf das sich alle Beteiligten im Unternehmen einigen sollten.

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