Ein Vertrags-Management für das gesamte Unternehmen erschließt neue Einsparpotentiale und minimiert Risiken
Das Management von Unternehmen und Organisationen hat oft Mühe bei der Änderung und Abwicklung von Verträgen den gleichen Grad an Transparenz, Kontrolle und Effizienz aufrecht zu erhalten wie bei den ursprünglichen Verträgen. Deshalb ist ein digitales Vertragswesen in einem modernen Unternehmen heute zur Notwendigkeit geworden, das die nötige Transparenz im Vertragswesen garantiert und die Prozesse optimiert und sicher steuert. Folgende Vorteile entstehen bei einem Einsatz einer professionellen Lösung für ein unternehmensweites Vertragsmanagement:
Viele Unternehmen haben bereits die große Bedeutung von einem Abteilungs- und Standort übergreifenden Vertragsmanagement erkannt. Trotzdem gibt es noch eine Vielzahl von Unternehmen die Fristversäumnisse in Verträgen einräumen, oder über mangelhafte Verwaltung klagen und noch schlimmer wirtschaftliche Schäden durch Fehler in der Vertragsverwaltung bestätigen. Verträge spielen eine zentrale Rolle im täglichen Geschäftsleben und das Missmanagement von Verträgen führt daher zu unnötigen Risiken, Verlust von Einnahmen und Mehrkosten in der Verwaltung.
Deshalb ist es unabdingbar für die Geschäftsleitung und das Management eine ganzheitliche Vertragsmanagement Lösung einzuführen. Wichtig ist aber bei der Anschaffung einer Lösung zu prüfen, ob die angebotenen Systeme immer alle erforderlichen Funktionsbausteine des Vertragsmanagements bedienen können. Dokumentenmanagement Systeme, Workflow, Prozess Management und Archivierung von Vertragsdokumenten sind Bausteine die nur integriert und im Zusammenspiel Voraussetzungen schaffen für ein ganzheitliches Vertragsmanagement.
Um diese Anforderungen an eine Gesamtlösung im Vertragsmanagement deshalb richtig einordnen zu können, müssen Unternehmen die prinzipiellen Verfahren und Prozesse des Vertragsmanagement verstehen und bewerten können.